Il est courant de penser qu’encourager ses équipes à partager leurs opinions suffira à créer un environnement de transparence et d’ouverture. Pourtant, cette croyance ne tient pas compte d’un élément essentiel : les employés ne s’exprimeront que s’ils se sentent en sécurité pour le faire. Elaine Lin Hering, ancienne conférencière à la Harvard Law School et autrice de Unlearning Silence: How to Speak Your Mind, Unleash Talent, and Live More Fully (2024), met en lumière les efforts nécessaires pour développer une réelle culture de la parole au sein des entreprises.

Pourquoi les employés restent silencieux

Prenons l’exemple de Gérard, un manager qui se considérait comme accessible, ouvert d’esprit et encourageant les avis divers. Malgré ses invitations fréquentes à « dire ce qui ne va pas », son équipe restait muette en réunion. Pire, les retours indirects de ses collègues révélaient des frustrations : des délais jugés irréalistes et un manque de soutien perçu par ses collaborateurs. Une enquête de feedback 360 confirma que Gérard était perçu comme peu apte à « créer une sécurité psychologique », une compétence cruciale en leadership.

Le problème ? Dire aux employés de « s’exprimer » ne suffit pas. Beaucoup choisissent le silence parce qu’ils perçoivent un risque dans le fait de parler. Une culture organisationnelle valorisant le silence comme signe de respect, des rapports hiérarchiques pesants, ou encore des stratégies de survie apprises dans le monde professionnel peuvent tous inciter les collaborateurs à se taire.

Leur décision de parler repose souvent sur un calcul subconscient : les avantages de s’exprimer surpassent-ils les coûts perçus ou réels ? Si ce n’est pas le cas, ils choisiront le silence.

Créer une culture d’ouverture et de sécurité

Pour inverser cette dynamique, les leaders doivent jouer un rôle actif dans la création d’une culture de transparence et de confiance. Voici quelques stratégies concrètes qu’Elaine Lin Hering propose :

1. Exprimer clairement ses intentions

Dire que vous voulez entendre les vérités (même les plus inconfortables) est essentiel. Expliquez à vos employés pourquoi leur feedback est crucial et démontrez votre engagement à l’écouter avec des actions concrètes. Par exemple :

« Je veux savoir ce que vous pensez vraiment, pas ce que vous croyez que je veux entendre. Nous ne pouvons prendre de bonnes décisions que si nous connaissons la réalité. »

Cependant, évitez les réactions défensives ou l’ignorance face à leur feedback, car cela dissuadera toute tentative future de s’exprimer. Et surtout, veiller à ce qu’il n’y ait pas de répercussion négative, suite à des feedback. Cela risquerait en effet de pousser d’avantage les équipes à se taire à l’avenir. 

2. Poser des questions structurées

Plutôt que de poser des questions vagues comme « Qu’en pensez-vous ? », qui peuvent paraître intimidantes, utilisez des questions standardisées pour cadrer les échanges et inviter à la réflexion. Par exemple :

• Quels sont les avantages de cette idée ?

• Quels en sont les inconvénients ?

• Quels aspects fonctionnent ou ne fonctionnent pas ?

Ces types de questions ont l’avantage de placer le curseur de la discussion, non pas sur l’intervenant, mais sur le sujet. Ainsi, elle préserve le caractère objectif de la discussion et encourage les interventions. Avec le temps, les employés s’habitueront à ces questions et se prépareront à partager leurs opinions sans crainte de se tromper.

3. Discuter des préférences en communication

Dire « Ma porte est toujours ouverte » est insuffisant. Soyez spécifique sur les canaux et méthodes à utiliser pour partager des idées ou préoccupations. Proposez des options claires, comme :

« Si vous avez des pensées après notre réunion, répondez à tous sur l’e-mail afin que tout le monde ait une visibilité. »

Mieux encore, demandez à vos collaborateurs leurs préférences :

« Préférez-vous partager vos idées par écrit ou à l’oral ? Préférez-vous un échange en temps réel ou asynchrone ? »

Adapter vos méthodes de communication à leurs besoins augmente les chances qu’ils s’expriment.

4. Embarquer tout le monde avec soi

Certains collaborateurs ont plus de difficultés à se faire entendre ou se font interrompre plus souvent que d’autres. A terme, cela peut réduire leur disposition à partager leurs points de vue sur les sujets, au détrimen parfois de votre organisation. En tant que leader, vous pouvez leur donner plus de poids en leur offrant un soutien public. Par exemple :

« J’ai demandé à Alexandra de présenter aujourd’hui, car elle est la mieux placée pour expliquer les données et leur contexte. »

De telles initiatives renforcent leur crédibilité et incitent les autres à écouter. Elle ont également l’avantage de compter sur l’ensemble des ressources dont dispose votre entreprise. 

5. Attribuer le mérite de manière juste

Rien n’est plus démotivant que de voir quelqu’un d’autre recevoir le crédit pour son travail. Cela décourage les employés de partager leurs idées ou leurs efforts. Les managers doivent donc veiller à attribuer correctement le mérite, même en cas de succès collectif. Par exemple :

« Je tiens à souligner que c’est Saleema qui a eu cette idée. »

Reconnaître les contributions individuelles n’affaiblit ni l’équipe ni votre rôle de leader, bien au contraire : cela montre que vous êtes capable de valoriser les talents de chacun.

Transformer la culture organisationnelle

Demander aux employés de s’exprimer ne suffit pas : les leaders doivent supprimer les obstacles et ouvrir la voie. Ces efforts modifient les calculs que les collaborateurs font lorsqu’ils se demandent s’il est sûr de partager leurs opinions ou préoccupations. Au final, ces actions créent une culture d’expression qui favorise l’innovation, la collaboration et des relations de travail plus solides.